Défi

Girl Scouts of Japan est une organisation nationale qui regroupe 47 conseils locaux et environ 40 000 membres. Elle fait partie de l'Association mondiale des guides et éclaireuses, le mouvement le plus important de bénévoles dédié aux jeunes filles. L'organisation Girl Scouts of Japan soutient et responsabilise les jeunes filles par le biais d'activités pédagogiques informelles afin de leur permettre d'exploiter tout leur potentiel.

En tant qu'organisation nationale, Girl Scouts of Japan éprouvait des difficultés à assurer une communication claire entre ses membres. Les groupes sont nombreux et les membres d'âges variés, c'est pourquoi un système professionnel efficace et sécurisé était nécessaire pour s'assurer que tous les groupes soient sur la même longueur d'onde, et que les informations personnelles des mineures soient protégées. L'organisation fédère plusieurs conseils locaux, et ses fichiers contiennent les informations personnelles des jeunes filles de chaque patrouille et de chaque conseil, ainsi que celles des adultes qui les encadrent. De plus, les branches sont réparties dans tout le pays, c'est pourquoi le suivi et l'évaluation de l'efficacité des activités sont essentiels. Les chefs de patrouille et les conseils locaux transmettent à Girl Scouts of Japan des données sur la participation, la fréquence des événements et d'autres mesures d'impact pour optimiser l'efficacité de l'organisation. Ses ressources étant limitées, l'organisation était à la recherche d'une solution facile à déployer à l'échelle nationale au sein de ses divers conseils locaux.

Histoire

Fidèle à l'esprit scout de ne pas avoir peur de tenter quelque chose de nouveau, Girl Scouts of Japan a intégré la suite de produits Google pour les associations afin d'accroître l'efficacité de ses opérations au sein de ses nombreux conseils et groupes locaux. L'organisation a commencé par utiliser G Suite pour harmoniser ses activités professionnelles dans tous les conseils locaux. En intégrant des formulaires dans son site Web, elle peut proposer aux membres de Girl Scout des programmes d'e-learning via Google Forms. Le programme d'e-learning a été l'occasion pour un plus grand nombre de membres d'en savoir plus sur les activités des éclaireuses et les compétences nécessaires pour développer des qualités de leadership. Bien que le programme Girl Scouts existe depuis plus d'un siècle, Girl Scouts of Japan a modernisé ses activités en utilisant les questionnaires Google Forms pour aider les jeunes filles à améliorer leurs connaissances et leurs compétences, tout en remportant des badges distribués par les conseils locaux dans tout le pays.

Le niveau des connaissances techniques au sein de l'équipe de Girl Scouts of Japan est très varié, et les produits tels que Google Forms et Google Sheets permettent de partager facilement des informations et d'obtenir des résumés des données sans intervention manuelle. Comme il s'agit d'une organisation fédérant de nombreux conseils locaux, G Suite lui permet de partager des documents uniquement avec les utilisateurs pertinents pour chaque branche locale, protégeant ainsi la confidentialité. Les fichiers peuvent à présent être partagés entre les conseils locaux, et chaque patrouille a la possibilité de partager ses bonnes pratiques, ses exercices de consolidation de la cohésion du groupe, et d'autres activités destinées à développer ses missions. Grâce à Gmail et aux paramètres de confidentialité de Google, les problèmes de spam, de logiciels malveillants et autres problèmes de sécurité auxquels l'organisation était jusqu'alors confrontée ont pu être réduits. La configuration de Google Sites permet à plusieurs conseils locaux et leurs membres d'accéder aux informations utiles, comme les manuels et les formations de chef de patrouille. Il est ainsi possible de partager en temps réel les informations et mises à jour entre les conseils locaux et les membres soutenus par Girl Scouts of Japan.

Si les produits Google pour les associations ont permis d'améliorer les activités professionnelles internes de Girl Scouts Japan, ils lui ont aussi été d'une grande aide pour les programmes de sensibilisation et de communication externes. Avec Ad Grants et YouTube, l'organisation développe activement sa présence en ligne afin de convaincre de nouvelles adhérentes potentielles, de partager son travail incroyable et de faire connaître les événements organisés par chaque branche. Les vidéos YouTube que l'organisation a réalisées illustrent son travail en faveur de la responsabilisation des jeunes filles, comme les activités de cohésion de groupe, les chorales et les colonies de vacances locales pendant l'été.

Pour partager des informations et, au final, accroître le nombre de participants aux événements organisés, l'association des éclaireuses utilise Google Maps pour aider les non-adhérentes intéressées à trouver facilement les événements qu'elle organise à travers le Japon. Elle utilise également les API Google Map disponibles via le programme Earth Solidarité pour présenter aux adhérentes actuelles ainsi qu'aux nouvelles adhérentes potentielles un aperçu de son impact à travers le monde. En combinant les API Google Maps et YouTube, elle a créé une visite guidée virtuelle de cinq sites des éclaireuses à différents endroits de la planète. Le but est d'encourager une perspective internationale, et de faire naître chez les adhérentes un sentiment d'appartenance à une communauté mondiale.

Les outils de Google pour les associations ont non seulement permis de préserver l'efficacité et la structure organisée des programmes de Girl Scouts of Japan, mais aussi de visualiser les activités importantes réalisées dans le but d'encourager et de responsabiliser les jeunes filles.

Rumiko Meguro, Directrice de Girl Scout of Japan, équipe Relations publiques et collecte de fonds

Impact

En tant qu'organisation nationale majeure, il était essentiel pour elle d'accroître ses efforts afin de réussir. Le programme d'e-learning, dont le contenu a été déterminé en recourant à Google Forms, a permis de former plus de 7 000 membres sur des sujets aussi divers que le scoutisme pour les jeunes filles ou les compétences nécessaires pour réussir dans la vie. D'un point de vue purement financier, G Suite a permis d'améliorer la qualité des systèmes de sécurité, lesquels peuvent être facilement déployés sur plusieurs sites.

L'organisation a pu, grâce à G Suite, accroître considérablement son efficacité opérationnelle. Auparavant, seuls certains membres de l'équipe utilisaient une partie des produits Google, car G Suite n'avait pas encore été installé dans toute l'organisation. Plusieurs comptes de messagerie devaient donc être utilisés, ce qui représentait un risque potentiel de sécurité. Lorsque l'organisation est passée à G Suite, chaque collaborateur n'avait plus qu'un seul compte pour tous ses besoins opérationnels. Ce compte étant accessible depuis n'importe où, le risque de perdre les documents des collaborateurs quittant l'organisation avait ainsi disparu. G Suite permet à l'organisation de gérer ses utilisateurs en interne, et de mettre à jour rapidement et efficacement les données de ses très nombreux employés. Auparavant, pour toute opération liée aux comptes, comme l'ajout d'un nouvel employé ou la suppression du compte d'un employé retraité, un employé en charge du système de communication et d'informations de l'organisation devait envoyer une feuille de calcul à un fournisseur externe. Aujourd'hui, les employés consacrent moins de temps aux opérations centrales de l'organisation, ce qui leur permet de concentrer davantage leurs efforts sur la sensibilisation d'un nombre toujours plus grand de jeunes filles et sur la réalisation des diverses activités de leur programme.

Google pour les associations a accru la visibilité de l'organisation et ses efforts pour soutenir les jeunes filles et leur développement. Auparavant, les événements étaient répertoriés sur une page du site Web, et formaient une longue liste de dizaines d'événements sur lesquels les participants devaient cliquer. Google Maps a permis à l'organisation d'intégrer sur le site Web une carte des événements mise à jour en temps réel. Un code couleur est appliqué aux événements, en fonction du mois ou du thème (par exemple, "Journée des éclaireuses"), pour aider les jeunes filles intéressées par le scoutisme à trouver rapidement des événements auxquels participer. En intégrant les événements dans Google Maps pour que les personnes intéressées puissent voir où ils ont lieu, l'organisation a connu une hausse de la participation aux événements qu'elle organise, avec 18 000 vues des informations relatives aux événements. Les adhérentes potentielles n'ont plus à chercher la réunion la plus proche, il leur suffit d'afficher la carte pour entrer en contact les unes avec les autres.

Partager le travail important de l'organisation et en visualiser l'impact sur les jeunes filles est essentiel à la réussite de Girl Scouts of Japan. Ad Grants lui a permis d'améliorer sa présence en ligne, avec plus de 3 000 visiteurs mensuels sur son site Web, ce qui s'est traduit par une hausse de 500 % du nombre de visiteurs en seulement deux mois. Pour les campagnes internationales telles que "Stop the Violence", l'organisation a créé des annonces encourageant l'égalité entre les sexes et la lutte contre les violences, afin de sensibiliser le public à ces questions et d'accroître la couverture médiatique de la campagne au Japon. De même, sa chaîne YouTube contient une playlist d'éclaireuses jouant la chanson "I’ll Think of You", écrite par Kurt Schneider, en frappant dans les mains d'une partenaire, dans le cadre d'une activité de cohésion. De nombreux conseils et groupes ont fait parvenir leur vidéo, avec à ce jour 43 contributions au compteur. Ces vidéos sont utilisées pour présenter des exemples d'activités chez les éclaireuses, ainsi que pour diriger de potentielles nouvelles adhérentes vers le site Web grâce aux fiches et aux annotations. Avec un total de 20 000 vues pour certaines vidéos, YouTube s'est révélé être une plate-forme essentielle pour l'organisation afin de montrer tout le travail qu'elle effectue pour soutenir et responsabiliser les jeunes filles.

Girl Scouts of Japan a mis en place des dizaines de programmes, notamment un programme centré sur l'estime de soi développé en collaboration avec WAGGGS et DOVE, et la campagne "Stop the Violence" en faveur de la lutte contre les violences faites aux femmes, sans oublier les nombreux camps de vacances et événements dans tout le pays. Les outils de Google pour les associations ont non seulement permis de préserver l'efficacité et la structure organisée de ces programmes, mais aussi de visualiser les activités importantes réalisées par l'organisation dans le but d'encourager et de responsabiliser les jeunes filles.